Gérer les contacts

Les utilisateurs au sens de GLPI sont les personnes disposant d’un accès à l’application. Les personnes extérieures, généralement associées à des contrats, sont stockées sous la forme de contacts.

Chaque contact est caractérisé par les informations d’identité usuelles ainsi qu’un titre et des coordonnées téléphoniques, de messagerie et postales. La définition d’une liste de types de contacts permet de classer les contacts selon leur type. L’exportation au format vCard est possible dans la fiche de chaque contact.

*Remarque : la liste des titres possibles pour un contact est identique à celle des utilisateurs.*

Les différents onglets

  • [Onglet « Fournisseurs »](Les_différents_onglets/Onglet_Fournisseurs.md)

Documents

Les informations supplémentaires sont stockées sous la forme de documents externes qui sont des fichiers téléchargés dans GLPI. Dans l’onglet Documents, il est possible d’associer et de dissocier des documents à l’élément choisi. La gestion des documents eux-mêmes est traitée dans un autre chapitre.

Il est également possible de créer rapidement un document via cet onglet en spécifiant le fichier désiré et facultativement la rubrique dans laquelle le nouveau document doit être placé. Le nom du document créé sera basé sur le nom du fichier ajouté.

../../_images/documents.png

Note

Lorsque vous supprimez un document depuis cet onglet via les actions de masse, vous ne supprimez que le lien entre l’objet et le document ; le document lui-même est toujours présent.

Associer des liens externes

Pour certains éléments, les liens externes se gèrent depuis le menu *Liens externes*

Dans cet onglet, des liens externes peuvent être associés. Ces liens peuvent utiliser des champs de l’objet comme l’IP, le nom, etc. Voir [Configurer les liens externes protocolés](config_link.html « Les liens externes se configurent depuis le menu Configuration > Liens externes »).

Exemples :

  • un lien web : http://192.168.0.1 (IP récupérée du port réseau du matériel) ;
  • un lien RDP pour un accès distant : glpi://MSTSC.EXE,pc001 (nom « pc001 » récupéré du matériel).

Gérer les notes

L’onglet Notes fournit un champ de texte libre pour stocker des informations complémentaires.

Il est possible d’ajouter plusieurs notes pour un élément.

Pour ajouter une note, saisir une description et cliquer sur Ajouter.

L’affichage des notes se fait suivant leur date de création.

Figure 1. Onglet Notes d’un ordinateur ![image](docs/image/item_notes.png)

Chaque note comprend :

  • la photo de l’auteur de la note ;
  • sa description ;
  • ses dates de mise à jour et de description ainsi que le nom de leur auteur respectif ;
  • une croix rouge permettant de supprimer la note.

Pour modifier une note, il suffit de cliquer sur sa description.

Visualiser l’historique

L’onglet Historique permet de visualiser toutes les modifications apportées à la description d’un élément. Le contexte du changement est précisé :

  • le numéro de la modification ;
  • les date et heure de la modification ;
  • l’utilisateur qui est l’auteur de la modification. Si ce champ n’est pas rempli, cela signifie que l’action a été faite automatiquement (par exemple : remontée automatique d’inventaire) ;
  • le champ ou la partie concernée (document, logiciel, composant…) ;
  • la modification effectuée.

La description du changement présente soit l’évolution entre l’ancienne et la nouvelle valeur, soit l’explication de l’action qui a été réalisée (par exemple : Désinstallation d’un logiciel : « Gimp 2.0 »).

Note

Pour les intitulés ou objets ayant une relation parent/enfant, la modification d’un enfant apparaîtra dans l’historique de l’élément parent.*

Toutes les informations

Pour un élément, toutes les informations sont affichées sur une seule page depuis l’onglet Tous. Celui-ci présente en une seule vue tous les onglets de la fiche de l’objet les uns en dessous des autres.

Les différentes actions

  • [Ajouter un contact](Les_différentes_actions/Créer_un_nouvel_objet.md)
  • [Voir un contact](Les_différentes_actions/Visualiser_un_objet.md)
  • [Modifier un contact](Les_différentes_actions/Modifier_un_objet.md)
  • [Supprimer un contact](Les_différentes_actions/Supprimer_un_objet.md)
  • [Associer un document à un contact](Les_différentes_actions/Lier_un_document_à_un_objet.md)
  • [Associer un contact à un fournisseur](Les_différentes_actions/Lier_contacts_et_fournisseurs.md)
  • [Transférer un contact vers une autre entité](Les_différentes_actions/Transférer_un_objet.md)