Gérer les contrats

Les contrats concernent les accords établis entre des tiers. Des objets d’inventaire sont associables à un contrat. Cette fonctionnalité permet de couvrir tout type de contrat réalisé tel que les prêts, contrats de maintenance…

Un contrat regroupe différents types d’informations :

  • des informations générales (nom, type, numéro) ;
  • des informations temporelles (date de début, durée, périodicité, heures d’intervention). Les plages horaires sont intéressantes dans le cadre d’un contrat de maintenance ou d’infogérance par exemple ;
  • des informations comptables (reconduction, durée de préavis, périodicité de facturation).

Il est possible d’être alerté par courriel sur différents éléments du contrat (fin, préavis, fin de période…).

Il est possible d’utiliser les gabarits avec les contrats.

Description des champs

  • Type de contrat : par défaut, aucun type de contrat n’est renseigné. Il faut au préalable les renseigner dans la configuration des intitulés. Voir [Configurer les intitulés](08_Module_Configuration/02_Intitulés/01_Intitulés.md « Les intitulés se configurent depuis le menu Configuration > Intitulés ») ;
  • Numéro: cette information n’est pertinente que si le numéro de contrat est identique à celui utilisé au sein des autres services de la société ;
  • Date de début : à ne pas confondre avec la date d’enregistrement du contrat dans GLPI. Tous les calculs de périodicité sur le contrat sont donc fonction de cette date ;
  • Durée initiale du contrat : si ce champ et la date de début sont renseignés, la date de fin de contrat apparaitra (en rouge si la date a expirée) ;
  • Préavis : ce champ peut servir également au déclenchement des notifications d’alerte ;
  • Numéro comptable : pour permettre un rapprochement avec le logiciel comptable de la société ;
  • Périodicité du contrat : c’est la durée à laquelle la reconduction du contrat est possible (Exemple : Un contrat d’abonnement téléphonique d’une durée de 24 mois renouvelable au bout de 12 mois) ;
  • Périodicité de facturation :
  • Type de reconduction : Tacite (le contrat est reconductible automatiquement d’une période à une autre si aucune des parties ne manifeste sa volonté de le rompre) ou Expresse (nécessite l’accord des deux parties pour la reconduction du contrat) ;
  • Nombre max d’éléments : la valeur choisie dans ce champ bloquera ou non l’ajout de nouvel éléments attachés à ce contrat ;
  • Heures d’intervention : Les plages horaires d’intervention correspondent aux horaires d’intervention couvert par le contrat. Il est possible d’y distinguer les samedis et les jours chômés.

Les différents onglets

  • Onglet « Coûts » Les éléments de coûts peuvent être saisi indépendamment (coût initial, coût avenant…). Chaque élément peut être lié à un budget différent (voir [Gérer les budgets](05_Module_Gestion/02_Budgets.md « Les budgets sont gérés depuis le menu Gestion > Budgets »)). Sous la possibilité d’ajout de nouveaux coûts, un tableau récapitule les coûts déja enregistrés ainsi que le coût total pour ce contrat.
  • [Onglet « Fournisseurs »](Les_différents_onglets/Onglet_Fournisseurs.md) Gérer les informations financières et administratives
  • [Onglet « Eléments »](Les_différents_onglets/Onglet_Eléments.md) Cet onglet permet d’ajouter et de visualiser les éléments attachés à ce contrat.

Documents

Les informations supplémentaires sont stockées sous la forme de documents externes qui sont des fichiers téléchargés dans GLPI. Dans l’onglet Documents, il est possible d’associer et de dissocier des documents à l’élément choisi. La gestion des documents eux-mêmes est traitée dans un autre chapitre.

Il est également possible de créer rapidement un document via cet onglet en spécifiant le fichier désiré et facultativement la rubrique dans laquelle le nouveau document doit être placé. Le nom du document créé sera basé sur le nom du fichier ajouté.

../../_images/documents.png

Note

Lorsque vous supprimez un document depuis cet onglet via les actions de masse, vous ne supprimez que le lien entre l’objet et le document ; le document lui-même est toujours présent.

Associer des liens externes

Pour certains éléments, les liens externes se gèrent depuis le menu *Liens externes*

Dans cet onglet, des liens externes peuvent être associés. Ces liens peuvent utiliser des champs de l’objet comme l’IP, le nom, etc. Voir [Configurer les liens externes protocolés](config_link.html « Les liens externes se configurent depuis le menu Configuration > Liens externes »).

Exemples :

  • un lien web : http://192.168.0.1 (IP récupérée du port réseau du matériel) ;
  • un lien RDP pour un accès distant : glpi://MSTSC.EXE,pc001 (nom « pc001 » récupéré du matériel).

Gérer les notes

L’onglet Notes fournit un champ de texte libre pour stocker des informations complémentaires.

Il est possible d’ajouter plusieurs notes pour un élément.

Pour ajouter une note, saisir une description et cliquer sur Ajouter.

L’affichage des notes se fait suivant leur date de création.

Figure 1. Onglet Notes d’un ordinateur ![image](docs/image/item_notes.png)

Chaque note comprend :

  • la photo de l’auteur de la note ;
  • sa description ;
  • ses dates de mise à jour et de description ainsi que le nom de leur auteur respectif ;
  • une croix rouge permettant de supprimer la note.

Pour modifier une note, il suffit de cliquer sur sa description.

Visualiser l’historique

L’onglet Historique permet de visualiser toutes les modifications apportées à la description d’un élément. Le contexte du changement est précisé :

  • le numéro de la modification ;
  • les date et heure de la modification ;
  • l’utilisateur qui est l’auteur de la modification. Si ce champ n’est pas rempli, cela signifie que l’action a été faite automatiquement (par exemple : remontée automatique d’inventaire) ;
  • le champ ou la partie concernée (document, logiciel, composant…) ;
  • la modification effectuée.

La description du changement présente soit l’évolution entre l’ancienne et la nouvelle valeur, soit l’explication de l’action qui a été réalisée (par exemple : Désinstallation d’un logiciel : « Gimp 2.0 »).

Note

Pour les intitulés ou objets ayant une relation parent/enfant, la modification d’un enfant apparaîtra dans l’historique de l’élément parent.*

Informations de deboguage

Si dans votre préférences vous avez défini le mode Debug, un onglet éponyme apparaitra avant l’onglet Tous. Cet onglet propose des informations pour vous aider à résoudre une anomalie de fonctionnement.

Par exemple, pour un ordinateur, vous avez un ou plusieurs tableaux suivant l’objet impacté (informations financières, réservations…) listant les notifications qui vont se déclencher sur cet ordinateur avec :

  • l’évènement déclencheur ;
  • le destinataire ;
  • le modèle de notification utilisé ;
  • l’adresse du courriel du destinataire.
../../_images/debug.png

Toutes les informations

Pour un élément, toutes les informations sont affichées sur une seule page depuis l’onglet Tous. Celui-ci présente en une seule vue tous les onglets de la fiche de l’objet les uns en dessous des autres.

Les différentes actions

  • [Ajouter un contrat](Les_différentes_actions/Créer_un_nouvel_objet.md)
  • [Voir un contrat](Les_différentes_actions/Visualiser_un_objet.md)
  • [Modifier un contrat](Les_différentes_actions/Modifier_un_objet.md)
  • [Supprimer un contrat](Les_différentes_actions/Supprimer_un_objet.md)
  • [Associer un document à un contrat](Les_différentes_actions/Lier_un_document_à_un_objet.md)
  • [Transférer un contrat vers une autre entité](Les_différentes_actions/Transférer_un_objet.md)
  • Paramétrer les alertes sur les contrats Il est possible de recevoir des notifications pour prévenir d’événements tels que la fin du contrat. Dans le cas ou la reconduction du contrat serait expresse, il peut être intéressant d’être alerté à la date du préavis. Pour les contrats périodiques il est également possible d’être alerté à la fin de chaque période ou préavis de période. Ceci est configurable par entité dans le menu Configuration > Notifications pour définir les modèles et destinataires utilisés et dans le menu Configuration > Entité pour activer ou non cette fonctionnalité, définir les valeurs par défaut et une anticipation de l’envoi de la notification si besoin.