Gérer les documents

Cette section permet d’enregistrer des documents électroniques ou liens web classables selon diverses rubriques.

Un document possède un nom ainsi qu’un commentaire et peut être associé à une rubrique.

Le fichier physique correspondant au document peut être ajouté dans GLPI de plusieurs manières :

  • En parcourant le disque dur local ;
  • En renseignant un lien web pointant vers un document (une image, une page web, un PDF…) ;
  • En précisant un fichier préalablement chargé par FTP (dans le dossier /mon_glpi/files/_uploads/)

Enfin un type MIME peut aussi être indiqué. Pour une liste de valeurs possible, référez-vous à l’adresse suivante :[http://fr.wikipedia.org/wiki/Type_mime#Liste_de_media_type_usuels](http://fr.wikipedia.org/wiki/Type_mime#Liste_de_media_type_usuels).

*Remarques :* - Les types de documents autorisés dans GLPI (selon leur extension) sont définis dans **Configuration > Intitulés > Gestion > Type de document.** - Les rubriques de documents peuvent être hiérarchiques. - L’option **Interdire à l’importation* permet d’exclure ce document à l’importation via les collecteurs (images de signatures, logos…).*

Les différents onglets

  • Onglet « Eléments rattachés » Cet onglet permet d’ajouter et de visualiser les éléments rattachés à ce document. Quasiment tous les objets de GLPI sont associables à un document. Le tableau listant les éléments du contrat est trié par type d’éléments avec pour chaque type le nom de l’élément et si présents, les numéros de série et d’inventaire.

Documents

Les informations supplémentaires sont stockées sous la forme de documents externes qui sont des fichiers téléchargés dans GLPI. Dans l’onglet Documents, il est possible d’associer et de dissocier des documents à l’élément choisi. La gestion des documents eux-mêmes est traitée dans un autre chapitre.

Il est également possible de créer rapidement un document via cet onglet en spécifiant le fichier désiré et facultativement la rubrique dans laquelle le nouveau document doit être placé. Le nom du document créé sera basé sur le nom du fichier ajouté.

../../_images/documents.png

Note

Lorsque vous supprimez un document depuis cet onglet via les actions de masse, vous ne supprimez que le lien entre l’objet et le document ; le document lui-même est toujours présent.

  • [Onglet « Documents »](Les_différents_onglets/Onglet_Documents.md) Il est en effet possible d’associer un document à un autre document (exemple : un premier document nommé « Abonnement » qui contiendrait un exemplaire du contrat ainsi que toutes les factures) ;

Gérer les notes

L’onglet Notes fournit un champ de texte libre pour stocker des informations complémentaires.

Il est possible d’ajouter plusieurs notes pour un élément.

Pour ajouter une note, saisir une description et cliquer sur Ajouter.

L’affichage des notes se fait suivant leur date de création.

Figure 1. Onglet Notes d’un ordinateur ![image](docs/image/item_notes.png)

Chaque note comprend :

  • la photo de l’auteur de la note ;
  • sa description ;
  • ses dates de mise à jour et de description ainsi que le nom de leur auteur respectif ;
  • une croix rouge permettant de supprimer la note.

Pour modifier une note, il suffit de cliquer sur sa description.

Visualiser l’historique

L’onglet Historique permet de visualiser toutes les modifications apportées à la description d’un élément. Le contexte du changement est précisé :

  • le numéro de la modification ;
  • les date et heure de la modification ;
  • l’utilisateur qui est l’auteur de la modification. Si ce champ n’est pas rempli, cela signifie que l’action a été faite automatiquement (par exemple : remontée automatique d’inventaire) ;
  • le champ ou la partie concernée (document, logiciel, composant…) ;
  • la modification effectuée.

La description du changement présente soit l’évolution entre l’ancienne et la nouvelle valeur, soit l’explication de l’action qui a été réalisée (par exemple : Désinstallation d’un logiciel : « Gimp 2.0 »).

Note

Pour les intitulés ou objets ayant une relation parent/enfant, la modification d’un enfant apparaîtra dans l’historique de l’élément parent.*

Toutes les informations

Pour un élément, toutes les informations sont affichées sur une seule page depuis l’onglet Tous. Celui-ci présente en une seule vue tous les onglets de la fiche de l’objet les uns en dessous des autres.

Les différentes actions

  • [Ajouter un document](Les_différentes_actions/Créer_un_nouvel_objet.md)
  • [Voir un document](Les_différentes_actions/Visualiser_un_objet.md)
  • [Modifier un document](Les_différentes_actions/Modifier_un_objet.md)
  • [Supprimer un document](Les_différentes_actions/Supprimer_un_objet.md)
  • [Associer un document à un autre document](Les_différentes_actions/Lier_un_document_à_un_objet.md)
  • [Transférer un document vers une autre entité](Les_différentes_actions/Transférer_un_objet.md)