Gérer les fournisseurs

GLPI intègre une gestion des fournisseurs, qui est différente de celle des fabricants (voir [Configurer les intitulés](08_Module_Configuration/02_Intitulés/01_Intitulés.md « Les intitulés se configurent depuis le menu Configuration > Intitulés »)). Celui-ci sert à la fois à identifier qui a vendu un matériel (dans la gestion de parc) mais aussi à attribuer des tickets à cette personne ou société.

Lors de l’achat d’un matériel de marque XX à un fournisseur YY, il faut traiter deux informations distinctes à savoir le fabricant (XX) et le fournisseur (YY).

Un fournisseur se caractérise par un nom, un type de tiers (intitulé), des informations de localisation (adresse, code postal, ville, pays) et de contact (site web, téléphone et fax).

Sa gestion peut être globale à toutes les entités (champs Sous-entités à oui) ou locale.

Un fournisseur est commun à toute les entités quand il s’agit d’un fournisseur global à l’entreprise ; il sera déclaré sur l’entité la plus haute et visible dans les sous-entités. Par contre, un fournisseur local à une entité sera créé par le gestionnaire de parc de celle-ci, et sera seulement visible dans ce périmètre. Bien entendu, une personne ayant une visibilité récursive sur toutes les entités verra à la fois les fournisseur globaux et locaux.

*Remarque : Il n’est pas nécessaire de mettre le http:// au début de l’adresse internet*.

Les différents onglets

  • [Onglet « Contacts »](Les_différentes_actions/Lier_contacts_et_fournisseurs.md) Cet onglet permet d’ajouter un ou plusieurs contacts à ce fournisseur. Il liste également les différents contacts associés au fournisseur.

Contrats associés

Affiche les contrats associés au matériel et permet d’en associer de nouveaux.

../../_images/contract.png

Pour chaque contrat associé, les nom, numéro, type de contrat, fournisseur, date de début et durée initiale du contrat sont listés. Dans le dernier champ, la date de fin du contrat est également présente avec un affichage en rouge si la date est antérieure à la date du jour.

Référez-vous à la gestion des contrats pour en savoir plus.

  • [Onglet « Eléments »](Les_différents_onglets/Onglet_Eléments.md) Cet onglet permet de visualiser les éléments attachés à ce fournisseur.

Documents

Les informations supplémentaires sont stockées sous la forme de documents externes qui sont des fichiers téléchargés dans GLPI. Dans l’onglet Documents, il est possible d’associer et de dissocier des documents à l’élément choisi. La gestion des documents eux-mêmes est traitée dans un autre chapitre.

Il est également possible de créer rapidement un document via cet onglet en spécifiant le fichier désiré et facultativement la rubrique dans laquelle le nouveau document doit être placé. Le nom du document créé sera basé sur le nom du fichier ajouté.

../../_images/documents.png

Note

Lorsque vous supprimez un document depuis cet onglet via les actions de masse, vous ne supprimez que le lien entre l’objet et le document ; le document lui-même est toujours présent.

Tickets

Cet onglet permet d’ajouter un ticket à cet objet (problème ou changement). Il liste également les tickets déjà liés à cet objet.

Ce tableau récapitulatif comprend notamment pour chaque objet :

  • son statut,
  • sa date (d’ouverture ou d’échéance, de résolution ou de clôture suivant le statut du ticket),
  • sa priorité,
  • ses parties demandeurs et assignation,
  • ses éléments associés,
  • sa catégorie,
  • son titre,
  • une colonne indiquant le nombre de tâches planifiées.
../../_images/tickets.png

Note

Les cases à cocher des actions de masse n’apparaissent que si vous avez les droits de modification sur les tickets.

Associer des liens externes

Pour certains éléments, les liens externes se gèrent depuis le menu *Liens externes*

Dans cet onglet, des liens externes peuvent être associés. Ces liens peuvent utiliser des champs de l’objet comme l’IP, le nom, etc. Voir [Configurer les liens externes protocolés](config_link.html « Les liens externes se configurent depuis le menu Configuration > Liens externes »).

Exemples :

  • un lien web : http://192.168.0.1 (IP récupérée du port réseau du matériel) ;
  • un lien RDP pour un accès distant : glpi://MSTSC.EXE,pc001 (nom « pc001 » récupéré du matériel).

Gérer les notes

L’onglet Notes fournit un champ de texte libre pour stocker des informations complémentaires.

Il est possible d’ajouter plusieurs notes pour un élément.

Pour ajouter une note, saisir une description et cliquer sur Ajouter.

L’affichage des notes se fait suivant leur date de création.

Figure 1. Onglet Notes d’un ordinateur ![image](docs/image/item_notes.png)

Chaque note comprend :

  • la photo de l’auteur de la note ;
  • sa description ;
  • ses dates de mise à jour et de description ainsi que le nom de leur auteur respectif ;
  • une croix rouge permettant de supprimer la note.

Pour modifier une note, il suffit de cliquer sur sa description.

Visualiser l’historique

L’onglet Historique permet de visualiser toutes les modifications apportées à la description d’un élément. Le contexte du changement est précisé :

  • le numéro de la modification ;
  • les date et heure de la modification ;
  • l’utilisateur qui est l’auteur de la modification. Si ce champ n’est pas rempli, cela signifie que l’action a été faite automatiquement (par exemple : remontée automatique d’inventaire) ;
  • le champ ou la partie concernée (document, logiciel, composant…) ;
  • la modification effectuée.

La description du changement présente soit l’évolution entre l’ancienne et la nouvelle valeur, soit l’explication de l’action qui a été réalisée (par exemple : Désinstallation d’un logiciel : « Gimp 2.0 »).

Note

Pour les intitulés ou objets ayant une relation parent/enfant, la modification d’un enfant apparaîtra dans l’historique de l’élément parent.*

Toutes les informations

Pour un élément, toutes les informations sont affichées sur une seule page depuis l’onglet Tous. Celui-ci présente en une seule vue tous les onglets de la fiche de l’objet les uns en dessous des autres.

Les différentes actions

Outre les actions communes ; certaines actions sont spécifiques aux fournisseurs :

  • Associer un élément à un fournisseur

    Il suffit de choisir ce fournisseur dans l’onglet Gestion de l’objet.

  • Associer un contact à un fournisseur

    La distinction est clairement établie entre le fournisseur, qu’il est possible de lier de manière univoque à des éléments d’inventaire et les contacts, qui composent la liste des personnes permettant d’entrer en relation avec ce fournisseur. Pour établir cette liste, il faut donc associer les contacts au fournisseur concerné.

    Exemple :

    Monsieur Dupont est conseiller de vente dans l’entreprise Acme auprès de qui la structure se fournit régulièrement. Créer un fournisseur nommé Acme. Créer un contact au nom de Monsieur Dupont. Affecter à ce contact le type commercial. Puis associer le contact au fournisseur Acme.