Consommables

Dans la fiche d’un consommable, plusieurs informations sont disponibles:

  • Sur les caractéristiques générales du consommable (le fabricant, le type, la référence…) ;
  • Sur la gestion du consommable (le responsable technique, son lieu de stockage…).

Le seuil d’alerte correspond à la valeur minimale à partir de laquelle une alerte est déclenchée.

*Remarque : Pour que les alertes fonctionnent, il faut que les notifications soient activées. (voir [Configurer les notifications](config_notification.html « Les notifications se configurent depuis le menu Configuration > Notifications ; »)).*

Pour passer un consommable de l’état de neuf à utilisé, il est nécessaire de renseigner l’utilisateur ou le groupe concerné.

La gestion des stocks partagés est possible en définissant l’élément comme récursif sur une entité. Les éléments seront alors disponibles pour toutes les sous-entités.

Les différents onglets

Consommables

C’est depuis cet onglet que vous pouvez ajouter autant de consommables que nécessaire. Vous pouvez d’ailleurs ajouter plusieurs consommables en une seule fois.

Un premier tableau liste les consommables neufs, le second tableau liste les consommables utilisés avec notamment le nom du groupe ou de la personne à qui il a été donné.

C’est depuis les actions de masse de cet onglet que sont attribuer les consommables (Actions Donner).

Figure 1. Onglet Consommables ![image](docs/image/consumable.png)

Informations de gestion

Éléments de gestion pour les éléments d’inventaire. Il est possible d’activer les informations financières sur tout type d’objet de l’inventaire. Soit en utilisant le lien dans l’onglet Gestion du détail du matériel, soit grâce au système de modification massive, en modifiant par exemple la date d’achat pour plusieurs éléments.

Les informations financières sont composées des éléments suivants :

Informations financières et administratives

  • Fournisseur : tiers qui a vendu le matériel. Voir [Gérer les fournisseurs](05_Module_Gestion/03_Fournisseurs.md « Les fournisseurs sont gérés depuis le menu Gestion > Fournisseurs ») ;
  • Numéro de commande : numéro de la commande du matériel ;
  • Numéro d’immobilisation ;
  • Numéro de facture : numéro de la facture du matériel ;
  • Bon de livraison : bon de livraison du matériel ;
  • Valeur : coût du matériel ;
  • Valeur extension garantie : coût de l’extension de garantie, mais de préférence utiliser les contrats ;
  • Valeur nette comptable : c’est le calcul automatique de la valeur brute d’un matériel minorée du montant des amortissements ;
  • Type d’amortissement : choix du type d’amortissement entre linéaire et dégressif ;
  • Durée d’amortissement : durée d’amortissement exprimée en années ;
  • Coefficient d’amortissement : coefficient s’appliquant sur un type d’amortissement linéaire afin d’obtenir les valeurs du type dégressif. Il est donc utilisé uniquement si le type d’amortissement est dégressif ;
  • TCO (valeur+montant des interventions) : le coût total de possession qui intègre tous les éléments constitutifs d’un produit facturé ;
  • Budget : budget sur lequel ce matériel a été acheté (voir la gestion des budgets) ;
  • Date de commande : date à laquelle le matériel a été commandé ;
  • Date d’achat : date à laquelle le matériel a été acheté ;
  • Date de mise en livraison : date à laquelle le matériel a été livré ;
  • Date de mise en service : date à laquelle le matériel a été mis en service ;
  • Date de dernier inventaire physique : date du dernier inventaire physique du matériel ;
  • Commentaires ;
  • TCO mensuel : TCO divisé par le nombre de mois entre la date d’aujourd’hui et la date d’achat du matériel ;

Informations sur la garantie

  • Date de début de garantie : date à laquelle le garantie du matériel démarre ;
  • Informations sur la garantie : texte qualifiant la garantie ;
  • Durée de garantie : durée de la garantie exprimée en mois ;
    Si une date de début de garantie ainsi qu’une durée de garantie sont positionnées, une information « Expirant le » apparaitra avec une date en rouge si celle-ci est antérieure à la date du jour ;
  • Alertes sur les informations financières et administratives : pour le déclenchement des notifications.

L’ensemble des dates définies peut être géré automatiquement en fonction des changements de statut des matériels. Certaines dates peuvent également être copiées à partir d’une autre date. L’ensemble de cette configuration s’effectue par [entité](administration_entity_delegation.dita).

Conseils

GLPI permet de configurer une notification sur l’expiration de la garantie du matériel. Ceci est configurable par entité dans la gestion des notifications pour définir les modèles et destinataires utilisés et dans l’administration des entités pour activer ou non cette fonctionnalité, définir les valeurs par défaut et anticiper l’envoi de la notification si besoin.

GLPI peut réaliser un calcul de valeur nette comptable simple sur la base d’un amortissement linéaire ou dégressif. Il convient, pour cela, de renseigner un certain nombre d’informations (valeur, date d’achat ou de mise en service, durée d’amortissement, coefficient d’amortissement) et de renseigner également dans la configuration générale la date de l’exercice comptable. Pour plus d’informations sur les notions d’amortissements, vous pouvez vous référer à l’article Wikipedia concernant les amortissements comptables.

L’affichage des informations financières pour chaque type de matériel dépend du profil de l’utilisateur connecté. Il peut donc varier selon le profil.

Documents

Les informations supplémentaires sont stockées sous la forme de documents externes qui sont des fichiers téléchargés dans GLPI. Dans l’onglet Documents, il est possible d’associer et de dissocier des documents à l’élément choisi. La gestion des documents eux-mêmes est traitée dans un autre chapitre.

Il est également possible de créer rapidement un document via cet onglet en spécifiant le fichier désiré et facultativement la rubrique dans laquelle le nouveau document doit être placé. Le nom du document créé sera basé sur le nom du fichier ajouté.

../../_images/documents.png

Note

Lorsque vous supprimez un document depuis cet onglet via les actions de masse, vous ne supprimez que le lien entre l’objet et le document ; le document lui-même est toujours présent.

Associer des liens externes

Pour certains éléments, les liens externes se gèrent depuis le menu *Liens externes*

Dans cet onglet, des liens externes peuvent être associés. Ces liens peuvent utiliser des champs de l’objet comme l’IP, le nom, etc. Voir [Configurer les liens externes protocolés](config_link.html « Les liens externes se configurent depuis le menu Configuration > Liens externes »).

Exemples :

  • un lien web : http://192.168.0.1 (IP récupérée du port réseau du matériel) ;
  • un lien RDP pour un accès distant : glpi://MSTSC.EXE,pc001 (nom « pc001 » récupéré du matériel).

Gérer les notes

L’onglet Notes fournit un champ de texte libre pour stocker des informations complémentaires.

Il est possible d’ajouter plusieurs notes pour un élément.

Pour ajouter une note, saisir une description et cliquer sur Ajouter.

L’affichage des notes se fait suivant leur date de création.

Figure 1. Onglet Notes d’un ordinateur ![image](docs/image/item_notes.png)

Chaque note comprend :

  • la photo de l’auteur de la note ;
  • sa description ;
  • ses dates de mise à jour et de description ainsi que le nom de leur auteur respectif ;
  • une croix rouge permettant de supprimer la note.

Pour modifier une note, il suffit de cliquer sur sa description.

Informations de deboguage

Si dans votre préférences vous avez défini le mode Debug, un onglet éponyme apparaitra avant l’onglet Tous. Cet onglet propose des informations pour vous aider à résoudre une anomalie de fonctionnement.

Par exemple, pour un ordinateur, vous avez un ou plusieurs tableaux suivant l’objet impacté (informations financières, réservations…) listant les notifications qui vont se déclencher sur cet ordinateur avec :

  • l’évènement déclencheur ;
  • le destinataire ;
  • le modèle de notification utilisé ;
  • l’adresse du courriel du destinataire.
../../_images/debug.png

Toutes les informations

Pour un élément, toutes les informations sont affichées sur une seule page depuis l’onglet Tous. Celui-ci présente en une seule vue tous les onglets de la fiche de l’objet les uns en dessous des autres.

Les différentes actions

Outre les actions communes ; certaines actions sont spécifiques aux consommables :

  • Ajouter de nouveaux consommables à un modèle ;
  • Lister les consommables attribués
    ![image](docs/image/resumeConsumable.png) L’icone de droite permet d’avoir un résumé des consommables prêtés ![image](docs/image/resumeConsumableExample.png)