Licences

La licence d’un logiciel correspond à un droit d’utilisation de ce logiciel. Elle dispose d’un certain nombre de champs spécifiques. Le nom indique la désignation commerciale de la licence. La version d’achat est celle achetée alors que la version d’utilisation correspond à la version réellement installée du logiciel. Ces deux versions peuvent être totalement différentes mais doivent refléter l’existant.

2 versions d’un logiciel ont été achetées mais une seule est effectivement installée.

Le type est la nature du droit d’utilisation. Le type OEM est le seul type configuré par défaut dans GLPI. Voir [Configurer les intitulés](08_Module_Configuration/02_Intitulés/01_Intitulés.md « Les intitulés se configurent depuis le menu Configuration > Intitulés ») pour définir les types.

Le nombre indique le volume d’installation qui pourra être fait avec cette licence. Cela peut être un nombre d’utilisateurs (licence flottante), un nombre d’installations (licence multiple), un nombre illimité (licence site), etc. Il est possible d’affecter la licence à un ou plusieurs ordinateurs correspondant. par exemple si la licence est de type OEM.

L’expiration est la date limite donnant droit d’utilisation de la licence. La dépassement de cette date peut déclencher une notification. Voir [Configuration des notifications](08_Module_Configuration/04_Notifications/01_Configurer_les_notifications.md « Les notifications se configurent depuis le menu Configuration > Notifications ; »).

*Conseil :* Ceci est configurable par entité dans le menu *Configuration > Notifications* pour définir les modèles et destinataires utilisés et dans le menu *Configuration > Entité* pour activer ou non cette fonctionnalité, définir les valeurs par défaut et une anticipation de l’envoi de la notification si besoin.

*Remarque : Les licences expirées ne comptent plus dans les totaux des licenses disponibles.*

Il est possible de lier des contrats à des licences (Voir [Gérer les contrats](05_Module_Gestion/05_Contrats.md « Les contrats sont gérés depuis le menu Gestion > Contrats »)).

*Remarque : Lors de l’activation des informations financières d’une licence, les données sont initialisées avec les renseignements saisis dans les informations financières du logiciel (qui n’est qu’un modèle).*

Les différents onglets

  • Onglet « Résumé » Affiche un tableau listant le nombre d’ordinateurs utilisant cette licence ![image](docs/image/resumeLicence.png)
  • Onglet « Ordinateurs » Fournit un tableau listant les ordinateurs utilisant cette licence avec notamment, le nom de l’ordinateur, son numéro de série, son numéro d’inventaire, son lieu d’affectation, son statut, son groupe et son utilisateur. Des actions de masse sont proposées à ce niveau (si droit sur les ordinateurs), pour supprimer l’utilisation de cette licence sur l’ordinateur sélectionné ou pour affecter une autre licence du même logiciel à cet ordinateur (action Déplacer).

Informations de gestion

Éléments de gestion pour les éléments d’inventaire. Il est possible d’activer les informations financières sur tout type d’objet de l’inventaire. Soit en utilisant le lien dans l’onglet Gestion du détail du matériel, soit grâce au système de modification massive, en modifiant par exemple la date d’achat pour plusieurs éléments.

Les informations financières sont composées des éléments suivants :

Informations financières et administratives

  • Fournisseur : tiers qui a vendu le matériel. Voir [Gérer les fournisseurs](05_Module_Gestion/03_Fournisseurs.md « Les fournisseurs sont gérés depuis le menu Gestion > Fournisseurs ») ;
  • Numéro de commande : numéro de la commande du matériel ;
  • Numéro d’immobilisation ;
  • Numéro de facture : numéro de la facture du matériel ;
  • Bon de livraison : bon de livraison du matériel ;
  • Valeur : coût du matériel ;
  • Valeur extension garantie : coût de l’extension de garantie, mais de préférence utiliser les contrats ;
  • Valeur nette comptable : c’est le calcul automatique de la valeur brute d’un matériel minorée du montant des amortissements ;
  • Type d’amortissement : choix du type d’amortissement entre linéaire et dégressif ;
  • Durée d’amortissement : durée d’amortissement exprimée en années ;
  • Coefficient d’amortissement : coefficient s’appliquant sur un type d’amortissement linéaire afin d’obtenir les valeurs du type dégressif. Il est donc utilisé uniquement si le type d’amortissement est dégressif ;
  • TCO (valeur+montant des interventions) : le coût total de possession qui intègre tous les éléments constitutifs d’un produit facturé ;
  • Budget : budget sur lequel ce matériel a été acheté (voir la gestion des budgets) ;
  • Date de commande : date à laquelle le matériel a été commandé ;
  • Date d’achat : date à laquelle le matériel a été acheté ;
  • Date de mise en livraison : date à laquelle le matériel a été livré ;
  • Date de mise en service : date à laquelle le matériel a été mis en service ;
  • Date de dernier inventaire physique : date du dernier inventaire physique du matériel ;
  • Commentaires ;
  • TCO mensuel : TCO divisé par le nombre de mois entre la date d’aujourd’hui et la date d’achat du matériel ;

Informations sur la garantie

  • Date de début de garantie : date à laquelle le garantie du matériel démarre ;
  • Informations sur la garantie : texte qualifiant la garantie ;
  • Durée de garantie : durée de la garantie exprimée en mois ;
    Si une date de début de garantie ainsi qu’une durée de garantie sont positionnées, une information « Expirant le » apparaitra avec une date en rouge si celle-ci est antérieure à la date du jour ;
  • Alertes sur les informations financières et administratives : pour le déclenchement des notifications.

L’ensemble des dates définies peut être géré automatiquement en fonction des changements de statut des matériels. Certaines dates peuvent également être copiées à partir d’une autre date. L’ensemble de cette configuration s’effectue par [entité](administration_entity_delegation.dita).

Conseils

GLPI permet de configurer une notification sur l’expiration de la garantie du matériel. Ceci est configurable par entité dans la gestion des notifications pour définir les modèles et destinataires utilisés et dans l’administration des entités pour activer ou non cette fonctionnalité, définir les valeurs par défaut et anticiper l’envoi de la notification si besoin.

GLPI peut réaliser un calcul de valeur nette comptable simple sur la base d’un amortissement linéaire ou dégressif. Il convient, pour cela, de renseigner un certain nombre d’informations (valeur, date d’achat ou de mise en service, durée d’amortissement, coefficient d’amortissement) et de renseigner également dans la configuration générale la date de l’exercice comptable. Pour plus d’informations sur les notions d’amortissements, vous pouvez vous référer à l’article Wikipedia concernant les amortissements comptables.

L’affichage des informations financières pour chaque type de matériel dépend du profil de l’utilisateur connecté. Il peut donc varier selon le profil.

Contrats associés

Affiche les contrats associés au matériel et permet d’en associer de nouveaux.

../../_images/contract.png

Pour chaque contrat associé, les nom, numéro, type de contrat, fournisseur, date de début et durée initiale du contrat sont listés. Dans le dernier champ, la date de fin du contrat est également présente avec un affichage en rouge si la date est antérieure à la date du jour.

Référez-vous à la gestion des contrats pour en savoir plus.

Documents

Les informations supplémentaires sont stockées sous la forme de documents externes qui sont des fichiers téléchargés dans GLPI. Dans l’onglet Documents, il est possible d’associer et de dissocier des documents à l’élément choisi. La gestion des documents eux-mêmes est traitée dans un autre chapitre.

Il est également possible de créer rapidement un document via cet onglet en spécifiant le fichier désiré et facultativement la rubrique dans laquelle le nouveau document doit être placé. Le nom du document créé sera basé sur le nom du fichier ajouté.

../../_images/documents.png

Note

Lorsque vous supprimez un document depuis cet onglet via les actions de masse, vous ne supprimez que le lien entre l’objet et le document ; le document lui-même est toujours présent.

Visualiser l’historique

L’onglet Historique permet de visualiser toutes les modifications apportées à la description d’un élément. Le contexte du changement est précisé :

  • le numéro de la modification ;
  • les date et heure de la modification ;
  • l’utilisateur qui est l’auteur de la modification. Si ce champ n’est pas rempli, cela signifie que l’action a été faite automatiquement (par exemple : remontée automatique d’inventaire) ;
  • le champ ou la partie concernée (document, logiciel, composant…) ;
  • la modification effectuée.

La description du changement présente soit l’évolution entre l’ancienne et la nouvelle valeur, soit l’explication de l’action qui a été réalisée (par exemple : Désinstallation d’un logiciel : « Gimp 2.0 »).

Note

Pour les intitulés ou objets ayant une relation parent/enfant, la modification d’un enfant apparaîtra dans l’historique de l’élément parent.*

Informations de deboguage

Si dans votre préférences vous avez défini le mode Debug, un onglet éponyme apparaitra avant l’onglet Tous. Cet onglet propose des informations pour vous aider à résoudre une anomalie de fonctionnement.

Par exemple, pour un ordinateur, vous avez un ou plusieurs tableaux suivant l’objet impacté (informations financières, réservations…) listant les notifications qui vont se déclencher sur cet ordinateur avec :

  • l’évènement déclencheur ;
  • le destinataire ;
  • le modèle de notification utilisé ;
  • l’adresse du courriel du destinataire.
../../_images/debug.png

Toutes les informations

Pour un élément, toutes les informations sont affichées sur une seule page depuis l’onglet Tous. Celui-ci présente en une seule vue tous les onglets de la fiche de l’objet les uns en dessous des autres.

Les différentes actions

  • Visualiser le détail d’une licence d’un logiciel Depuis le menu Parc > Logiciels cliquer sur le nom de la licence dans l’onglet Licences.
  • Supprimer l’utilisation d’une licence par un ordinateur Voir onglet Ordinateurs ci-dessus [Voir onglet Logiciels d’un ordinateur](03_Module_Parc/04_Logiciels/01_Logiciels.md)
  • [Associer un document à une licence](Les_différentes_actions/Lier_un_document_à_un_objet.md)
  • [Associer un contrat à une licence](Les_différentes_actions/Lier_un_contrat_à_un_objet.md)