Logiciels

GLPI permet la gestion des logiciels et de leurs versions ainsi que des licences (pouvant être associées ou non à des versions).

Un logiciel est par défaut associé à une entité : c’est-à-dire qu’il y aura autant de logiciels dans la base qu’il y a d’entités. Rendre un logiciel visible dans les sous-entités permet de faire une gestion plus fine.

La gestion financière est effectuée au niveau des licences, alors que celle présente dans les logiciels sert uniquement de modèle pour les licences associées à celui-ci.

Les logiciels peuvent être importés automatiquement depuis un outil d’inventaire tiers et dans ce cas un dictionnaire peut être utilisé pour filtrer ou nettoyer les données (voir [Configurer les dictionnaires de données](07_Module_Administration/06_Dictionnaires.md « Les dictionnaires se gèrent depuis le menu Administration > Dictionnaires »)).

Certains champs sont spécifiques dans la fiche du logiciel : - Mise à jour est une donnée informative, à partir de laquelle aucun traitement n’est effectué et qui indique que le logiciel est une mise à jour d’un autre. - Catégorie permet des regroupements par nature sur la liste des logiciels d’un ordinateur. - Associable à un ticket définit la visibilité du logiciel dans la liste déroulante « Matériel » d’un ticket.

Bonnes pratiques :

  1. Créer le logiciel (sans version dans le nom)
  2. Créer les versions
  3. Créer les licences

*Conseil :* en mode multi-entité, la liste des logiciels peut devenir longue, en partie dû aux doublons (1 logiciel par entité). Une gestion fine des logiciels, licences et versions peut consister à regrouper les logiciels identiques dans une même entité (voir onglet Regroupement ci-dessous), puis à rendre récursif les éléments qui peuvent l’être.

Il est possible d’utiliser les gabarits avec les logiciels.

Les différents onglets

Versions

Principes et gestion des versions logiciels dans GLPI

Une version d’un logiciel est l’élément pouvant être installé sur un ordinateur. Voir également l’onglet *Installations*.

La vue principale liste le nombre d’installation de la version.

Champs spécifiques :

  • Nom : correspond au numéro de version ;
  • Statut : en préconisations ITIL, il permet de suivre la DSL (bibliothèque de stockage des versions autorisées) ;
  • Système d’exploitation : le système d’exploitation sur lequel fonctionne cette version de logiciel ;
  • Installations : nombre d’installations de la version ;
  • Commentaires.

Licences

Principes et gestion des licences logiciels dans GLPI

Installations

Principes et gestion des installations logiciels dans GLPI.

L’installation d’un logiciel sur un poste est visualisée au travers d’une version et consultable sur la fiche d’un logiciel (liste des ordinateurs ayant au moins une version installée), sur celle d’une version (ordinateurs ayant cette version installée) ou enfin sur la fiche de l’ordinateur (liste des versions de logiciels installées, triées par catégories).

Note

  • La colonne licence est remplie uniquement lorsque la licence est affectée à l’ordinateur concerné.
  • L’affichage initial des différentes catégories dépend des préférences utilisateur. Voir [Gérer ses préférences](01-premiers-pas/03_Utiliser_GLPI/04_Gérer_ses_préférences.md »).

Deux options sont disponibles sur la liste des installations de logiciels d’un ordinateur. Au dessus de la liste, Installer manuellement une version d’un logiciel sur le poste (nécessite de sélectionner le logiciel et la version) : si une licence est associée à celui-ci la « version d’utilisation » de la licence est automatiquement renseignée.

Pour Désinstaller une version d’un logiciel, il faut utiliser le système d’actions massives : sélectionner les versions à supprimer puis choisir Supprimer définitivement. Si une licence est affectée à l’ordinateur elle le reste, mais sa « version d’utilisation » est effacée.

A la suite des versions installées, la liste des licences affectées mais non installées est affichée. Vous pouvez ajouter une nouvelle licence associée à cet ordinateur. Le système d’actions massives permet, via l’action Installer, d’installer les versions d’utilisation des licences sélectionnées.

Informations de gestion

Éléments de gestion pour les éléments d’inventaire. Il est possible d’activer les informations financières sur tout type d’objet de l’inventaire. Soit en utilisant le lien dans l’onglet Gestion du détail du matériel, soit grâce au système de modification massive, en modifiant par exemple la date d’achat pour plusieurs éléments.

Les informations financières sont composées des éléments suivants :

Informations financières et administratives

  • Fournisseur : tiers qui a vendu le matériel. Voir [Gérer les fournisseurs](05_Module_Gestion/03_Fournisseurs.md « Les fournisseurs sont gérés depuis le menu Gestion > Fournisseurs ») ;
  • Numéro de commande : numéro de la commande du matériel ;
  • Numéro d’immobilisation ;
  • Numéro de facture : numéro de la facture du matériel ;
  • Bon de livraison : bon de livraison du matériel ;
  • Valeur : coût du matériel ;
  • Valeur extension garantie : coût de l’extension de garantie, mais de préférence utiliser les contrats ;
  • Valeur nette comptable : c’est le calcul automatique de la valeur brute d’un matériel minorée du montant des amortissements ;
  • Type d’amortissement : choix du type d’amortissement entre linéaire et dégressif ;
  • Durée d’amortissement : durée d’amortissement exprimée en années ;
  • Coefficient d’amortissement : coefficient s’appliquant sur un type d’amortissement linéaire afin d’obtenir les valeurs du type dégressif. Il est donc utilisé uniquement si le type d’amortissement est dégressif ;
  • TCO (valeur+montant des interventions) : le coût total de possession qui intègre tous les éléments constitutifs d’un produit facturé ;
  • Budget : budget sur lequel ce matériel a été acheté (voir la gestion des budgets) ;
  • Date de commande : date à laquelle le matériel a été commandé ;
  • Date d’achat : date à laquelle le matériel a été acheté ;
  • Date de mise en livraison : date à laquelle le matériel a été livré ;
  • Date de mise en service : date à laquelle le matériel a été mis en service ;
  • Date de dernier inventaire physique : date du dernier inventaire physique du matériel ;
  • Commentaires ;
  • TCO mensuel : TCO divisé par le nombre de mois entre la date d’aujourd’hui et la date d’achat du matériel ;

Informations sur la garantie

  • Date de début de garantie : date à laquelle le garantie du matériel démarre ;
  • Informations sur la garantie : texte qualifiant la garantie ;
  • Durée de garantie : durée de la garantie exprimée en mois ;
    Si une date de début de garantie ainsi qu’une durée de garantie sont positionnées, une information « Expirant le » apparaitra avec une date en rouge si celle-ci est antérieure à la date du jour ;
  • Alertes sur les informations financières et administratives : pour le déclenchement des notifications.

L’ensemble des dates définies peut être géré automatiquement en fonction des changements de statut des matériels. Certaines dates peuvent également être copiées à partir d’une autre date. L’ensemble de cette configuration s’effectue par [entité](administration_entity_delegation.dita).

Conseils

GLPI permet de configurer une notification sur l’expiration de la garantie du matériel. Ceci est configurable par entité dans la gestion des notifications pour définir les modèles et destinataires utilisés et dans l’administration des entités pour activer ou non cette fonctionnalité, définir les valeurs par défaut et anticiper l’envoi de la notification si besoin.

GLPI peut réaliser un calcul de valeur nette comptable simple sur la base d’un amortissement linéaire ou dégressif. Il convient, pour cela, de renseigner un certain nombre d’informations (valeur, date d’achat ou de mise en service, durée d’amortissement, coefficient d’amortissement) et de renseigner également dans la configuration générale la date de l’exercice comptable. Pour plus d’informations sur les notions d’amortissements, vous pouvez vous référer à l’article Wikipedia concernant les amortissements comptables.

L’affichage des informations financières pour chaque type de matériel dépend du profil de l’utilisateur connecté. Il peut donc varier selon le profil.

Contrats associés

Affiche les contrats associés au matériel et permet d’en associer de nouveaux.

../../_images/contract.png

Pour chaque contrat associé, les nom, numéro, type de contrat, fournisseur, date de début et durée initiale du contrat sont listés. Dans le dernier champ, la date de fin du contrat est également présente avec un affichage en rouge si la date est antérieure à la date du jour.

Référez-vous à la gestion des contrats pour en savoir plus.

Documents

Les informations supplémentaires sont stockées sous la forme de documents externes qui sont des fichiers téléchargés dans GLPI. Dans l’onglet Documents, il est possible d’associer et de dissocier des documents à l’élément choisi. La gestion des documents eux-mêmes est traitée dans un autre chapitre.

Il est également possible de créer rapidement un document via cet onglet en spécifiant le fichier désiré et facultativement la rubrique dans laquelle le nouveau document doit être placé. Le nom du document créé sera basé sur le nom du fichier ajouté.

../../_images/documents.png

Note

Lorsque vous supprimez un document depuis cet onglet via les actions de masse, vous ne supprimez que le lien entre l’objet et le document ; le document lui-même est toujours présent.

Tickets

Cet onglet permet d’ajouter un ticket à cet objet (problème ou changement). Il liste également les tickets déjà liés à cet objet.

Ce tableau récapitulatif comprend notamment pour chaque objet :

  • son statut,
  • sa date (d’ouverture ou d’échéance, de résolution ou de clôture suivant le statut du ticket),
  • sa priorité,
  • ses parties demandeurs et assignation,
  • ses éléments associés,
  • sa catégorie,
  • son titre,
  • une colonne indiquant le nombre de tâches planifiées.
../../_images/tickets.png

Note

Les cases à cocher des actions de masse n’apparaissent que si vous avez les droits de modification sur les tickets.

Problèmes

L’onglet Problèmes permet de :

  • visualiser l’historique des derniers problèmes liés directement à cet élément (si droit de voir tous les problèmes dans le profil) ;
  • visualiser les problèmes concernant directement les éléments liés à cet élément.

Note

  • vous ne pouvez pas créer de problème depuis cet onglet, il faut passer via le menu *Problèmes*
  • vous ne visualisez pas les problèmes concernant les tickets associés à l’élément

Figure 1. Onglet Problèmes d’un ordinateur ![image](docs/image/probleme_computer.png)

Associer des liens externes

Pour certains éléments, les liens externes se gèrent depuis le menu *Liens externes*

Dans cet onglet, des liens externes peuvent être associés. Ces liens peuvent utiliser des champs de l’objet comme l’IP, le nom, etc. Voir [Configurer les liens externes protocolés](config_link.html « Les liens externes se configurent depuis le menu Configuration > Liens externes »).

Exemples :

  • un lien web : http://192.168.0.1 (IP récupérée du port réseau du matériel) ;
  • un lien RDP pour un accès distant : glpi://MSTSC.EXE,pc001 (nom « pc001 » récupéré du matériel).

Gérer les notes

L’onglet Notes fournit un champ de texte libre pour stocker des informations complémentaires.

Il est possible d’ajouter plusieurs notes pour un élément.

Pour ajouter une note, saisir une description et cliquer sur Ajouter.

L’affichage des notes se fait suivant leur date de création.

Figure 1. Onglet Notes d’un ordinateur ![image](docs/image/item_notes.png)

Chaque note comprend :

  • la photo de l’auteur de la note ;
  • sa description ;
  • ses dates de mise à jour et de description ainsi que le nom de leur auteur respectif ;
  • une croix rouge permettant de supprimer la note.

Pour modifier une note, il suffit de cliquer sur sa description.

  • [Onglet « Réservations »](Les_différents_onglets/Onglet_Réservations.md)
    Gestion des réservations pour un objet d’inventaire

Visualiser l’historique

L’onglet Historique permet de visualiser toutes les modifications apportées à la description d’un élément. Le contexte du changement est précisé :

  • le numéro de la modification ;
  • les date et heure de la modification ;
  • l’utilisateur qui est l’auteur de la modification. Si ce champ n’est pas rempli, cela signifie que l’action a été faite automatiquement (par exemple : remontée automatique d’inventaire) ;
  • le champ ou la partie concernée (document, logiciel, composant…) ;
  • la modification effectuée.

La description du changement présente soit l’évolution entre l’ancienne et la nouvelle valeur, soit l’explication de l’action qui a été réalisée (par exemple : Désinstallation d’un logiciel : « Gimp 2.0 »).

Note

Pour les intitulés ou objets ayant une relation parent/enfant, la modification d’un enfant apparaîtra dans l’historique de l’élément parent.*

Regroupement

Comment regrouper des logiciels homonymes dans des sous-entités.

Note

Cette option n’est disponible que pour les plateformes multi-entités.

Elle permet de regrouper les logiciels des entités filles sur l’entité mère.

Comment réaliser un regroupement :

  1. Si le logiciel n’existe pas dans l’entité mère : Créer un logiciel dont le nom est strictement identique au nom du logiciel dans les entités filles ;
  2. Ouvrir la fiche du logiciel de l’entité mère ;
  3. Activer la récursivité (sous-entités à Oui en haut à droite) ; Un nouvel onglet « Regroupement » apparaît après l’onglet « Historique ».
  4. Ouvrir cet onglet ; Une liste indique les logiciels des entités filles ayant le même nom.
  5. Sélectionner les lignes souhaitées et valider le regroupement.

Avertissement

Cette opération est irréversible.

Effets du regroupement :

  • Les licences sont attachées au logiciel de l’entité mère, mais restent dans les sous-entités d’origine ;
  • Les versions sont fusionnées (plus de doublon dans l’entité mère);
  • Les anciens logiciels sont déplacés dans la corbeille ;

Note

Lors de l’utilisation d’un outil d’inventaire tiers, ne pas oublier :

  • de vider la corbeille à la fin du regroupement (sinon la synchronisation restaurera le logiciel en cas de nouvelle version) ;
  • d’affecter le même fabricant au nouveau logiciel (la synchronisation vérifiant le nom du fabricant, un nouveau logiciel serait créé).

Informations de deboguage

Si dans votre préférences vous avez défini le mode Debug, un onglet éponyme apparaitra avant l’onglet Tous. Cet onglet propose des informations pour vous aider à résoudre une anomalie de fonctionnement.

Par exemple, pour un ordinateur, vous avez un ou plusieurs tableaux suivant l’objet impacté (informations financières, réservations…) listant les notifications qui vont se déclencher sur cet ordinateur avec :

  • l’évènement déclencheur ;
  • le destinataire ;
  • le modèle de notification utilisé ;
  • l’adresse du courriel du destinataire.
../../_images/debug.png

Toutes les informations

Pour un élément, toutes les informations sont affichées sur une seule page depuis l’onglet Tous. Celui-ci présente en une seule vue tous les onglets de la fiche de l’objet les uns en dessous des autres.

Les différentes actions

Outre les actions communes ; certaines actions sont spécifiques aux logiciels :

  • Ajouter une version à un logiciel
  • [Gérer les licences](03_Module_Parc/04_Logiciels/Onglet_Licences.md)
    Depuis le menu *Parc > Logiciels* cliquer sur le nom de la licence dans l’onglet Licences.